Empezaron reteniéndome un 3,20%, luego un 4,55%, después un 4,56% y, por último, un 6,89%.
Este mes me llevado la sorpresa de la nomina, siempre me descontaban un 8% de IRPF y de golpe me quitan un 14%.
En el mes de enero me retuvieron un 13%. En febrero ya me subieron unas décimas, y luego cada mes me han regularizado la retención hasta llegar al mes de octubre en que me han retenido un 16,02%.
Durante los 5 primeros meses del año me han estado quitando un 2%, desde abril un 6,83%, luego un 6,92%, en la nómina de septiembre un 23%. Y mayor sorpresa todavía, en la nomina del mes de octubre me han quitado un 43%.
¿Es posible que el tipo de retención suba tanto? Sí, es posible.
¿Es posible que el tipo de retención suba hasta el 43%? Sí, es posible, pero no más del 45%, que es el máximo.
¿Es legal? Sí, es perfectamente legal. Es más, la empresa está obligada a ello.
¿O es posible que la empresa se haya equivocado? También es probable. De hecho, es algo que se observa de forma recurrente todos los años, especialmente en estos meses finales.
Dinámica del tipo de retención
Expliquemos en primer lugar cómo “se mueve” el tipo de retención, es decir, cómo se calcula el porcentaje inicial y por qué dicho porcentaje puede cambiar posteriormente.
Cálculo inicial y posteriores regularizaciones
El tipo de retención se calcula inicialmente (en enero o al inicio del contrato) en base a:
· Una previsión de retribuciones anuales.
· A las circunstancias personales y familiares del trabajador comunicadas por él mismo a la empresa mediante el modelo 145.
El tipo de retención resultante será el aplicable, en principio, para todo el año o para la duración del contrato si es inferior.
Sin embargo, en algunas ocasiones, alguno o algunos de los factores tenidos en cuenta al inicio cambian durante el año, teniendo entonces que recalcular el tipo de retención en un proceso llamado regularización.
Dependiendo de cómo varíen los factores, el tipo de retención se elevará o se reducirá.
Nos centraremos en aquellas circunstancias que más habitualmente hacen que se eleve el tipo de retención.
Respecto a las circunstancias personales y familiares, es poco habitual encontrarse que, por una variación en las mismas, el tipo de retención suba, salvo por algunos casos muy concretos y poco habituales: una disminución de los ascendientes que conviven con el trabajador, dejar de pagar hipoteca, o un cambio de residencia a Ceuta o Melilla.
Por tanto, nos centraremos en el primer factor de los mencionados arriba que provoca una elevación del tipo de retención: aumento de las retribuciones anuales del trabajador.
Aumento en las retribuciones del trabajador
Algunas de las causas que provocan que la previsión de retribuciones aumente en el transcurso del año son: una subida del salario de convenio o el pactado en el contrato, ascenso de categoría, devengo de comisiones, pluses de productividad, incentivos, realización de horas extraordinarias… o la renovación, prórroga o firma de nuevos de contratos de trabajo en la misma empresa.
Cuando sucede algo de esto, la empresa debe regularizar el tipo de retención. Dicho porcentaje subirá, aunque no necesariamente ya que, a veces, puede quedar igual que estaba (esto dependerá fundamentalmente del nivel de ingresos del trabajador y de la magnitud de su variación). Sin entrar en detalles de momento -que los hay, y a veces importantes-, ocurrirá algo como lo siguiente:
A Javier, con contrato indefinido, le suben el sueldo en el mes de julio:
-El 1 de enero, habíamos calculamos el tipo de retención de Javier que, por sus retribuciones previstas inicialmente, le resultaba un 12%.
-Si hubiéramos sabido entonces que le íbamos a subir el sueldo le hubiera tocado un 14%.
-Así que durante lo que queda de año tendremos que retenerle un 16%.
Otro ejemplo más exagerado y también bastante común. A Pilar, que empezó a trabajar el 2 de enero con un contrato temporal de 6 meses, se le hizo una prórroga en julio por otros 6 meses:
-El 1 de enero, habíamos calculamos el tipo de retención de Pilar que, por las retribuciones previstas inicialmente para su contrato temporal de 6 meses, le resultaba un 2%, el mínimo para los contratos inferiores al año.
-Si hubiéramos sabido entonces que le íbamos a prorrogar el contrato, le hubiera tocado un 15%.
-Así que durante lo que queda de año tendremos que retenerle un 28%.
Recordemos ahora una de las preguntas que nos hacíamos al comienzo: ¿Es esto legal? Sí, es perfectamente legal. Es más, la empresa está obligada a ello. El reglamento del IRPF es claro al respecto.
El error de la empresa
Ya hemos visto cómo es posible y perfectamente legal que sucedan casos como los anteriores, incluso más exagerados. Centrémonos ahora en la posibilidad de que en nuestro caso particular, que tanto nos duele, la empresa se haya equivocado de alguna forma, algo que como ya hemos dicho, es bastante frecuente en la realidad diaria.
¿Dónde ha podido cometer la empresa el error?
Las causas de errores en la regularización, ordenadas de mayor a menor frecuencia, suelen ser las siguientes:
· Regularizar tarde.
· Regularizar incorrectamente.
· Regularizar sin causa.
· Regularizar por errores anteriores.
· Previsión errónea de retribuciones.
Regularizar tarde
Es el más común de los errores. Desgraciadamente es muy frecuente que algunas empresas regularicen únicamente en el mes de Diciembre o, en algunos casos menos graves, en los últimos meses del año. Sin embargo, el Reglamento del IRPF, en su artículo 87.4 establece unos plazos concretos para regularizar por una variación en las retribuciones.
· En el momento: En principio, Hacienda establece que se debe regularizar a partir del mismo momento en que se produzca dicha variación. O, como muy tarde…
· Trimestralmente: Hacienda también permite a las empresas regularizar en abril, julio y octubre respecto de las variaciones que, respectivamente, se hayan producido en los trimestres inmediatamente anteriores (salvo en el último trimestre, en que debe regularizar en el momento en que se produzcan las variaciones y, en ningún caso, esperar al mes de diciembre).
Regularizar incorrectamente
Otro de los errores más frecuentes es regularizar sin tener en cuenta los límites a los que las regularizaciones están sometidas, algunos muy importantes y determinantes en el tipo de retención regularizado. Por ejemplo, ese límite que viene a decir que un incremento de sueldo en el transcurso del año no puede traducirse en un aumento del tipo de retención que provoque una disminución del líquido a percibir.
En la mayoría de estos casos, este error se produce, no tanto por el desconocimiento de la existencia de dichos límites, sino por una incorrecta utilización del programa de Hacienda o del programa de nóminas. Concretamente marcando la casilla “otras causas” como causa de regularización, la cual no tiene en cuenta alguno de esos límites.
Cabe aclarar que no siempre una regularización hecha de esta forma da lugar a tipos de retención erróneos, pero sí en algunos casos. Por ejemplo, en aquellas situaciones en las que, además, se regularice tarde o, especialmente en aquellos trabajadores que tienen derecho a la deducción de hipoteca.
Regularizar sin causa aparente
Es lo que nosotros llamamos regularizar “por si acaso”. No diremos que regularizar “por si acaso” esté mal necesariamente. De hecho recomendamos que se hagan regularizaciones frecuentes cuando, por ejemplo, las retribuciones del trabajador son variables y convenga hacer una nueva previsión de las mismas cada mes o, al menos, trimestralmente.
El problema es juntar la regularización “por si acaso” con un error en la forma de efectuarla, provocando incrementos de retenciones absolutamente sangrantes e injustificados en algunos casos. Nos referimos, otra vez, a marcar la casilla "otras causas”.
Regularizar por errores anteriores
Los errores de cálculo por parte de la empresa en el cálculo inicial del año o posteriores regularizaciones, NO SON CAUSA DE REGULARIZACIÓN. Las causas para regularizar están perfectamente delimitadas y tipificadas en el reglamento, y dentro de ellas no hay ninguna que se refiera a un error de la empresa. No entraría en esta categoría de “error” una posible desviación en la previsión de retribuciones del trabajador, especialmente cuando éstas son variables, ya que dicha previsión debe basarse en criterios subjetivos que pueden fallar.
En el caso de que la empresa detectara que ha cometido algún error en el cálculo inicial del año o posteriores regularizaciones, lo que debe hacer es aplicar el tipo correcto desde el momento que detecte el error, pero nunca regularizar. Un ejemplo:
-El 1 de enero, habíamos calculamos el tipo de retención de Javier que, por sus retribuciones previstas inicialmente, le resultaba un 6%.
-Sin embargo, en el mes de julio nos damos cuenta de que cometimos el error de incluir dos hijos y una hipoteca que realmente no tiene. De no haber cometido ese error, le hubiera tocado un 12%.
-Así que durante lo que queda de año tendremos que retenerle un 18%.
Como decimos, se equivocaría la empresa si aplica el 18% ya que, con el Reglamento en la mano, el tipo a aplicar a partir del mes de julio debiera ser el 12%, ya que es ella la que cometió un error en el cálculo inicial.
Previsión errónea de retribuciones
Es aquí donde dónde debemos ser más cautelosos a la hora de pedir responsabilidades a la empresa, especialmente si tenemos retribuciones variables.
Para calcular el tipo de retención y posibles regularizaciones, la empresa no puede más que hacer una mera previsión de retribuciones para todo el año. Concretamente, Hacienda establece que la previsión de retribuciones debe hacerse de acuerdo a su convenio y/o contrato, y si hay algún tipo de retribución variable (comisiones, horas extraordinarias, pluses de productividad…) tomar en cuenta al menos el mismo importe del año anterior, salvo que se pueda acreditar objetivamente un importe inferior.
Y en esa previsión se puede equivocar, al alza o a la baja, provocando que deba regularizar por las desviaciones que se vayan produciendo. Como ya hemos comentado antes, en estos casos conviene que la empresa haga regularizaciones periódicas para ir ajustando poco a poco el tipo de retención en el transcurso del año, y no esperar a los últimos meses, lo que puede provocar incrementos exagerados e indeseados.
El trabajador, lo más que puede hacer en caso de que la empresa no regularice periódicamente, es, si así lo desea, solicitar un tipo de retención superior al que le vengan aplicando para evitar sustos mayores a final de año.
Evidentemente, dónde la empresa no puede errar es en el mes de diciembre, cuando ya conoce todas las retribuciones anuales del trabajador de forma cierta e indubitada. Ahí un error no sería justificable, aunque es cierto que no se suelen producir en la práctica.
Algunas mentiras, medias verdades o excusas que suelen contar las empresas que cometen algún error
“El programa de retenciones de Hacienda tiene un fallo” ó “es lo que dice nuestro programa de nóminas”. No podemos afirmar que no existan fallos en los programas informáticos, pero suelen ser mínimos y suelen ser corregidos rápidamente, siendo en la mayoría de ocasiones el usuario del programa quien se equivoca al utilizarlo. Es lo que en el mundo informático se conoce jocosamente como error de capa 8: el problema está entre la silla y el teclado.
“Hay que retenerte lo que no se te retuvo en el resto del año” o “se te ha retenido muy poco antes”. Aunque en muchas ocasiones esto sea cierto, no es una verdad absoluta cuando la empresa comete alguno de los errores ya comentados.
“Si no te retenemos esto, la declaración de la renta te podría salir a pagar”. Puede ser, pero no es motivo para retener por encima de lo establecido en el Reglamento.
“Ya te lo devolverá Hacienda”. Es cierto que si hay un exceso de retención, al hacer la Declaración de la Renta se lo devolverán, pero… a lo mejor el trabajador prefiere tener ese dinero en su bolsillo antes.
En caso de reclamación
En caso de que el trabajador considere que se le está efectuando una retención incorrecta, te aconsejo que tomes en cuenta las siguientes advertencias y consejos:
· Cuidado con reclamar en base a algo que desconocemos, a veces, profundamente. En muchas ocasiones el trabajador no sabe cuál es exactamente su salario bruto anual, el cual puede depender de múltiples variables, ni siquiera si entre lo que percibe hubiera alguna cantidad exenta de IRPF o con alguna reducción en su tributación, ni sus cotizaciones, ni la influencia que pueden tener todas las circunstancias que se tienen en cuenta en el cálculo del tipo de retención.
· De forma amable, pedir explicaciones sobre la retención que nos estén aplicando y los incrementos que se estén produciendo.
· Si es posible, solicitar a la empresa una copia del cálculo que nos han efectuado para revisarlo nosotros mismos o consultarlo con alguien experto, aunque debemos advertir que la empresa no está obligada a entregarnos nada de esto.
· Aun habiendo cometido algún error la empresa, hay que recordar que siempre cabe el acuerdo con el fin de no complicar en exceso ni a la empresa ni a nosotros. Como ya hemos dicho, una retención excesiva siempre es deducible en la declaración de la renta, pero esto es algo que cada uno debe valorar.
